知らない人は損している!プレゼン資料で「表」を伝わりやすく見せるポイント

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ある程度まとまった情報を整理して見せるのに便利な「表」。この記事では、そんな表をプレゼン資料で見やすく・すばやく作成するコツを解説します。ちょっとした作りの違いで、伝わりやすさに差がつくのはもちろん、見間違い・勘違いを避ける効果も期待できますので、最後までぜひご覧ください。

目次

  1. 表はプレゼンツールの「表」機能で作成する
  2. 余白/背景色/文字揃えの工夫で見やすく
  3. 重複した記載はまとめる
  4. 記号を活用する
  5. 担当者ごとに専用の列を割り当てる
  6. 表の一部を強調するときは、表そのものを装飾する
  7. 温度差をつけ、大切な情報をアピールする
  8. 罫線の工夫でグルーピングを明らかに
  9. ヘッダーを過剰に装飾しない
  10. 結果を一目で把握できるようにする
  11. 最後に

当記事のスタンス

この記事では、表をプレゼンテーションや印刷向けに、ぱっと見で読み取りやすくするノウハウを紹介しています。Excelなどの表計算ソフトでデータを集計/編集しやすく扱うものとは、考え方が異なる点にご注意ください。

この記事に関連するツイート

この記事は以下のツイートを加筆・修正し、詳しく解説しています。

表はプレゼンツールの「表」機能で作成する

BEFORE
表をテキストボックスを並べて作成しているサンプル|BEFORE
AFTER
表をプレゼンツールの機能で作成しているサンプル|AFTER
Point

プレゼン資料で表を作るときは、ツールに標準搭載されている表機能を利用するのが基本です。テキストボックスを表形式に並べても同じ見た目は再現できますが、テキストを修正するたびにテキストボックスの並べ直しが発生しやすく、効率的とはいえません。ツール標準の機能なら、テキストの文字数に合わせて、表およびセル(表のマス目)のサイズを自動的に調整できます。

セルの自動サイズ調整について|パワーポイントの場合

以下の画像(GIFアニメ)をみてください。テキストボックスを並べた表では、文の修正によってテキストボックス間の余白が無くなっていますが、一方表機能を使ったものでは、セルのサイズが自動で調整されています。

余白/背景色/文字揃えの工夫で見やすく

BEFORE
余白/背景色/文字揃えのケアが行われていないサンプル|BEFORE
AFTER
余白/背景色/文字揃えのケアが行われているサンプル|AFTER
Point

表の見やすさは、細かなケアの積み重ねで成り立っているところがあります。たとえばセルの内部には余白を確保したり、ヘッダー行とバリュー行で色分け、名詞は左揃え(もしくは両端揃え)、金額は右揃えにしてカンマを打つなど。少し手間はかかるかもしれませんが、その分の見返りは十分期待できます。

セルの内部の余白の取り方|パワーポイントの場合

セルの内部の余白は、図形の書式設定作業ウィンドウからセンチメートル単位で指定できます。該当要素を選択した状態で右クリックし「図形の書式設定」を選択後、下記画面から希望の余白量を指定してください。

図形の書式設定作業ウィンドウ

重複した記載はまとめる

BEFORE
セルの記載に重複があるサンプル|BEFORE
AFTER
記載の重複がまとめられたサンプル|AFTER
Point

表の中に重複した記載がある場合は、該当するセルを結合し、ひとつにまとめてしまいましょう。違いの有無の見分けにかかる手間を省けるため、そのぶん情報の受け取り手はラクに資料を読み進んでいけます。

セルを結合/分割するには|パワーポイントの場合

セルの結合/分割を行うときには、該当セルを選択した状態で「レイアウト」タブをクリックし、以下のボタン(セルの結合/分割)をクリックしてください。

レイアウトタブ|パワーポイント

記号を活用する

BEFORE
値の区別がつきにくいサンプル|BEFORE
AFTER
値が区別しやすいサンプル|AFTER
Point

多数の項目が並んだ場合、たとえ内容が正しくても情報の読み取りが困難になることがあります。上記はとあるツールの設定情報をまとめた表ですが、BEFOREの例ではON/OFFの見た目が似通っているため、それぞれの区別がつきにくいです。一方AFTERでは、OFFに「-」の記号を割り当てることで、見た目の違いをはっきりさせています(類似の例としては「有/無」「可/不可」「未/済」などがあります)。

担当者ごとに専用の列を割り当てる

BEFORE
担当者の見分けがつきにくいサンプル|BEFORE
AFTER
担当者の見分けがしやすいサンプル|AFTER
Point

こちらはWebサイトの更新作業の役割分担を表している表です。BEFOREでは担当者欄に作業を担当する人員の名前が「、(点)」で区切られて記載されているものの、一読では担当者を見分けにくい状態です。一方AFTERでは、担当者ごとに専用の列を設けることにより、役割分担の把握はもちろん、人員ごとの作業量の把握までもが容易になっています。

表の一部を強調するときは、表そのものを装飾する

BEFORE
表の一部を別要素を重ねて強調したサンプル|BEFORE
AFTER
表の一部を、表そのものに装飾して強調したサンプル|AFTER
Point

表の一部を強調したいときには、他の要素を重ねるのではなく、表そのものを装飾してください。具体的には背景色を変更したり、太字にしたり、あるいは罫線を該当部分だけ太くしてもよいでしょう。こうしておけば、表の大きさや位置を変更したときにも、装飾がずれることなく、自動でついてきてくれます。

温度差をつけ、大切な情報をアピールする

BEFORE
情報が均一で印象に残りにくいサンプル|BEFORE
AFTER
情報に温度差がつけてあるサンプル|AFTER
Point

表の中でもとくに強調したい項目がある場合には、他の項目とは温度差をつけ、しっかりと目立たせるのがおすすめです。というのも、均一に並んだ情報は見た目にまとまりこそあるものの、その一方でとっかかりが無く、情報の受け取り手の印象に残りにくい場合があるためです。上記は年間の活動レビューをイメージしたサンプルですが、達成度の高いブログサイト運営を強調し、自身の実績を評価者にアピールしています。

罫線の工夫でグルーピングを明らかに

BEFORE
罫線の太さがすべて同一のサンプル|BEFORE
AFTER
罫線の太さで情報のグルーピングを行なっているサンプル|AFTER
Point

表の中の項目に関係性の差があるときは、罫線の装飾によってこれを明らかにする方法があります。上記のサンプルは、個別の商品の価格とトータル価格の違いを強調するために、表の罫線の太さに差をつけています。

ヘッダーを過剰に装飾しない

BEFORE
ヘッダーが過剰に装飾されているサンプル|BEFORE
AFTER
ヘッダーの装飾がほどよいサンプル|AFTER
Point

最近のプレゼンツールは3D関連機能も充実しており、その見映えの良さからついつい使いたくなってしまうかもしれません。しかし、むやみな立体化は避けた方が無難です。上記BEFOREのサンプルではヘッダー列に3D効果が適用されているものの、デザインそのものにあまり必然性は感じられません。一方AFTERでは、わずかな色の違いがヘッダーとその他のセルの見分けに役立っています。

結果を一目で把握できるようにする

BEFORE
ヘッダーが過剰に装飾されているサンプル|BEFORE
AFTER
ヘッダーの装飾がほどよいサンプル|AFTER
Point

プレゼン資料では、競合製品の比較表など、一定のボリュームのある情報を表形式でまとめることがあります。そんなときは、結果の概要をすぐに把握できるような工夫をしておくのがおすすめです。

上記はホームページサービスを運営するA/B社のサービス内容を比較している表ですが、BEFOREの例ではすべての結果が文で表されており、内容の理解に時間がかかります。一方AFTERでは、サマリーを表す記号が付与されているため、まずは記号で概要を理解し、気になったところだけ深掘りする、2段階の読み方ができるようになっています。

ひとまず全体を把握したい人にも、じっくり詳細を知りたい人にも。表は作り次第で両者に対応することが可能です。

最後に

表は情報の受け取り手にデータを伝わりやすく見せられるのはもちろん、プレゼン作者にとっても情報を整理したり、より深く思考する上で便利なツールです。表をうまく使いこなせば、プレゼンのクオリティがまた一段アップすること間違いありませんよ!

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